FORARBEID TIL MØTE

Tidsfrister for utsendelse av sakspapirer følges utvalgenes egne reglement.
Før utvalget møtes skal møtesekretær ha utført nedenforstående:

• Møteplan for utvalg
  Møtesekretær skal legge inn og oppdatere møteplanen for utvalgene i kommunen.
  Dette gjøres normalt – 2- ganger i året.
• Saksliste
  Møtesekretæren utarbeider sakslisten. Saker unntatt offentligheten samles sist på sakslisten.
• Sakspapirer/møteinnkalling
  Etter at sakslisten er ferdig skal sakspapirer/møteinnkalling produseres og sendes ut til utvalgets medlemmer før utvalget møtes.
• Delegerte saker
  Med sakspapirer/møteinnkalling skal det sendes liste over delegerte vedtak der dette er nødvendig.
• Saler/dokumenter som refereres
  Med sakspapirer/møteinnkalling skal det sendes liste over saker/dokumenter som skal refereres i utvalget.
• Tilleggssaker
  Med tilleggssaker menes saker som i etterkant av møteinnkalling er satt opp til behandling i utvalget. Disse lages det egen tilleggssaksliste for, før de blir lagt til på den endelige sakslisten.

ARBEID UNDER MØTE

Under møtet skal møtesekretær begynne arbeidet med protokollen. Frammøte, behandling, vedtak og lignende føres inn i møteprotokoll, som enten er skrevet ut på papir eller blir oppdatert direkte i EDB Sak og arkiv.

ETTERARBEID TIL MØTE

Etter utvalgsmøtet må møtesekretæren utføre følgende:

• Sette opp videre behandling
  Kontrollere status på alle saker behandlet i utvalget og lage melding om vedtak (jmf. 6.3.2.) hvis saken er ferdig behandlet. Dersom saken skal behandles i flere utvalg sjekkes de neste behandlingene.
• Melding om vedtak
  I saker som er ferdig behandlet underrettes saksbehandler for utsending av særutskrift/melding om vedtak.
• Sluttføring av protokoll
  Påbegynt protokoll sluttføres og låses i EDB Sak og Arkiv.
• Underskrifter på protokoll
  Den ferdige protokoll underskrives av utvalgets medlemmer, sendes ut og arkiveres isentralarkivet.